9 astuces pour ne plus être débordé au travail

1) Ranger son téléphone

Si vous êtes sans cesse les yeux rivés sur votre smartphone, les chiffres qui suivent devraient vous aider à décrocher. A la demande de Kaspersky Lab, des chercheurs ont en effet étudié le lien entre productivité et proximité d'un téléphone auprès de 95 participants. Soit, les participants l'avaient dans leur poche, soit il était posé sur le bureau à côté d'eux, soit il était enfermé dans un tiroir dans la même pièce soit en dehors de la pièce. Comme vous l'imaginez déjà, plus le téléphone était loin de son propriétaire plus ce dernier voyait ses performances s'améliorer. Quand le téléphone est en dehors de la pièce, les performances s'améliorent même de 26%.

• L'absence de téléphone ne fait pas augmenter le stress des salariés
• Si vous managez des accrocs au téléphone, pourquoi ne pas réfléchir à des moments "off"...

2) Gérer sa boîte mail

L'étude date un peu mais les conclusions sont toujours valables. En 2011, l'Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises (Orse) publiait une guide sur l'usage du mail en entreprise. Résultat sans appel, les emails entraînent une "perte de temps, un sentiment d'urgence, une surcharge et une accumulation de l'information". Pas vraiment surprenant, d'autant que selon une autre étude 63,8% des Français déclarent consulter leur boîte mail plusieurs fois par heure, que ce soit sur leur ordinateur ou leur smartphone. S'il paraît difficile de couper Internet et sa boîte mail pro, l'Orse rappelle qu'après chaque consultation de ses mails, un salarié met 64 secondes pour se reconcentrer...

• Supprimer les alertes de la messagerie
• Se fixer une ou des plages horaires pour lire ses mails

3) Eviter la "Tempsdinite"

"Je suis dé-bor-dé ! ", "Je n'ai pas le temps..." Ces phrases vous les avez déjà probablement prononcé et encore plus certainement entendu. Pour François Gamonnet, auteur de "Savoir mieux gérer votre temps", c'est un mal bien connu des salariés : la Tempsdinite. Ceux qui en souffrent peinent à prévoir une durée réaliste pour mener à bien leur tâche.

• Alterner tout au long de la journée, tâches courtes et tâches longues
• Avancer sur les dossiers de fond le matin, avant d'ouvrir sa messagerie

4) Ranger, trier, classer

"Dossiers et documents s’entassent jusqu’à remplir l’espace disponible pour leur rangement". N'essayez pas de tricher en troquant votre bureau pour un plus grand : toujours selon Douglas, plus vous aurez de place, plus vous vous étalerez. Bon si vraiment vous n'y arrivez pas, vous pouvez toujours invoquer la loi du professeur de management Eric Abrahamson, théoricien de la désorganisation. Et puis, ne dit-on pas qu'un bureau en désordre est signe de créativité ? A vous de juger ce qui vous convient le mieux. 

> Avoir un bureau en désordre rend plus efficace

• Inscrivez-vous à la journée mondiale du rangement de bureau
• Rangez votre bureau virtuel, faites des dossiers, sous-dossiers, etc.

5) "To-do-lister"

Un peu de GTD pour vous aider ? La Getting Things Done est une loi développé par l'américain David Allen dans son ouvrage "Faire avancer les choses, l'art de la productivité sans stress".  Une méthode qui consiste à tout noter, tout trier sur une liste afin de structurer sa pensée. Sur le papier, pour commencer. Dans un précédent article, Laurence Einfalt, coach en organisation professionnelle, nous expliquait comment "cette méthode permet de rester aussi zen que possible malgré une forte quantité d'informations".

• Acheter un ou des cahiers et pochettes
• Jouer le jeu et tout noter de son travail, par exemple : en cours, à venir, urgent, etc.

6) Hiérarchiser ses priorités

"L'essentiel prend 20% du temps, l'accessoire 80%". Encore une autre loi célèbre à appliquer au travail. Celle-ci on la doit à Pareto, un économiste et sociologue italien. En gestion du temps, on peut résumer sa phrase ainsi : 20% de travail effectif produisent 80% des résultats réels. Il est important de réfléchir : quels sont les 20% de votre travail à réaliser pour obtenir les 80% de résultats ? Lorsque vous déléguez, il faut aussi se poser la question : quels sont les 20% importants à réaliser par les collaborateurs pour faire avancer la société ?

• Apprendre à dissocier l'urgent de l’important
• Apprendre à dire non et savoir déléguer

7) Fixer des délais raisonnables

"Une tâche augmente jusqu'à occuper entièrement le temps qui lui est affecté". Encore une phrase souvent citée dans les manuels de management et d'organisation au travail. Concrètement, cela signifie que si vous accordez à un collaborateur une semaine pour réaliser une tâche, il la réalisera dans ce temps imparti. Mais si le délai monte à un mois, il la terminera également en un mois...

• Ecoutez vos collaborateurs sur leur passé à travailler sur telle ou telle tâche
• Soyez juste et conscient du travail réalisé quand vous fixez des deadlines

8) Arrêter de procrastiner

Procrastiner, divaguer, repousser et puis parfois peut-être oublier... Henri Laborit a théorisé la loi du moindre effort qui s'applique à tout être humain. Selon ce chirurgien, l'homme recherche le plaisir immédiat et fuit l'ennui, le combat, la douleur. Au travail, cela consiste à laisser traîner le dossier le plus pénible sur son bureau et à prendre toutes les autres missions plus gratifiantes. 

• Éventuellement remontez votre réveil pour profiter des bienfaits du "miracle morning"
• Commencez toujours votre journée par les tâches les plus difficiles

9) Apprendre à souffler

Allez encore une dernière loi mais celle-ci sera la plus facile à mettre en oeuvre. Selon son inventeur, Ivan Illich, "au-delà d’un seuil de travail horaire, le temps passé n’est plus efficace". Une règle des rendements décroissants qui tend à démontrer que nous ne sommes pas capables de rester concentré des heures durant. Le cerveau humain est ainsi fait qu'il a besoin régulièrement de pauses. Notre capacité de concentration maximale serait même réduite à 45 minutes consécutives...

• S'obliger à travailler sur des plages horaires courtes
• Tout couper pendant ses plages horaires pour être efficaces (retour aux points 1 et 2)

> J’ai testé le « before work », faire la fête avant d’aller au travail