Comment bien animer les réunions à distance ?

Comment garder le lien avec ses équipes dans le contexte particulier du confinement ? Le plus simple, évidemment, c'est de poursuivre l'activité, comme si de rien n'était ou presque... De toute façon, même les plus réticents au télétravail n'ont pas d'autre choix que de s'y mettre. Si vous faites partie de cette catégorie, vous devriez vite vous rendre compte que vous n'avez pas besoin d'être dans la même salle pour bien échanger avec vos collègues et collaborateurs. Un ordinateur, une connexion internet et le tour est joué ! Finalement, le plus dur, et ce comme pour toutes les réunions, c'est de bien préparer ce moment.

Faire une réunion, oui mais avec qui ?

Avant d'inviter toute votre équipe à se connecter à 9h tapantes tous les matins pour une réunion debriefing d'on ne sait trop quoi, demandez-vous si tous les participants ont besoin de décrocher leur webcam ? C'est un des problèmes récurrents en entreprise, conviez des gens qui n'ont rien à dire sur un sujet et qui écoute passivement les autres parler. Un long moment de solitude - faut-il vraiment en rajouter en ce moment - pour eux. Première règle d'une réunion à distance efficace donc : invitez les bonnes personnes, celles qui prendront la parole parce qu'elles ont quelque chose à dire.

Lister les sujets à aborder

Faire des réunions pour faire des réunions, c'est une spécialité de l'entreprise. Preuve de leur inefficacité : seules 25 % des réunions aboutissent à des décisions et 75 % des managers déclarent carrément y perdre leur temps. Pour éviter une telle perte de temps, et d'argent, le mieux est encore de savoir pourquoi vous organiser une réunion. Pour parler avec vos collaborateurs ? Proposez-leur un point individuel constructif si c'est le cas. Pour vous occuper ? Votre emploi du temps est bien étrange... Pour aborder un point crucial qui concerne à la fois l'entreprise et votre équipe ? Bingo ! Mais dans ce cas, prenez le temps de lister l'ordre des points à aborder : les plus importants en premier, quand tout le monde est encore vraiment à l'écoute, pour finir par les éléments secondaires, qui peuvent être "zappés"

Faire circuler l'information

Souvent les réunions sont improductives parce que ceux qui prennent la parole n'ont rien à dire. En présentiel, il est difficile de demander aux plus timides de prendre la parole mais par écran interposé, vous pouvez demander à chacun de donner son point de vue à tour de rôle. Mieux : en amont de la réunion, vous pouvez dire à chacun d'écrire dans un document partagé, et donc anonyme si le sujet le nécessite, les points qu'ils souhaiteraient voir aborder.

Trouver une heure adaptée à tous

Le confinement met à rude épreuve les salariés qui doivent jongler entre leurs obligations professionnelles et personnelles. Mais après cette période exceptionnelle, vous comprendrez mieux vos collaborateurs qui télétravaillent et vous comprendrez certainement mieux qu'ils aient, eux-aussi, des contraintes alors qu'ils travaillent depuis chez eux. La veille de planifier une réunion, demandez à l'ensemble des participants s'ils seront bien disponibles à telle ou telle horaire, en évitant bien évidemment entre midi et deux ou après 18 heures... En milieu de matinée ou d'après-midi, vous devriez trouver un créneau qui satisfasse tout le monde.

Vérifier que tout fonctionne

Il n'y a rien de pire qu'un matériel défectueux et quand, en visioconférence, l'image se fixe et le son se coupe. D'autant qu'il peut se passer un moment avant que vous vous en rendiez compte. De même que vous vérifiez que votre proposition de réunion colle aux emplois du temps des employés, assurez-vous que votre connexion Internet est bonne et que la pièce où vous serez en réunion est approprié : calme, lumineuse si possible et rangée...