Comment faire pour améliorer l'efficacité des réunions ?

par Cadreo




Les réunions devraient améliorer la productivité, mais dans les faits c'est rarement le cas. Une nouvelle étude américaine remet en cause l'efficacité des réunions dans les entreprises et donne quelques idées pour y remédier.

Le site américain Fuze, spécialisé dans les services en ligne pour organiser des réunions à distance, a réalisé une étude qui confirme d'autres enquêtes sur l'efficacité des réunions. On savait déjà qu'un cadre consacrait en moyenne 16 ans de sa carrière aux réunions, Fuze nous apprend que 25 millions de réunions sont organisées chaque jour rien qu'aux Etats-Unis. Le nombre de meetings tend d'ailleurs à augmenter au fil des années dans les entreprises américaines où 15% du temps est consacré à se réunir.

67% des réunions seraient improductives

Le problème, au-delà de cet aspect chronophage, c'est que 67% des réunions sont considérées par les cadres et managers comme improductives. Et la première cause de l'échec d'une réunion c'est que les participants font autre chose au lieu de se concentrer sur l'ordre du jour. En général, ils consultent leurs mails pendant la réunion, certains avouent même s'assoupir. L'autre raison pour laquelle les réunions sont inefficaces c'est le manque d'intérêt pour la réunion en elle-même. Enfin, une cause évidente d'improductivité des réunions vient du manque de préparation et d'organisation. Fuze en tire quelques conseils pour rendre ces échanges plus efficaces.

7 trucs pour des réunions plus efficaces :

  • Faire des réunions courtes (30 minutes maximum)
  • Envoyer un ordre du jour et des objectifs clairs
  • Envoyer les documents à l'avance aux participants pour optimiser le temps de la réunion
  • Commencer et finir les réunions à l'heure
  • Eviter les monologues pour encourager les personnes présentes à participer
  • Se concentrer sur le sujet de la réunion en évitant de faire autre chose
  • Distribuer le travail à l'issue de la réunion.

Fuze conseille aussi de se poser 3 questions simples avant de programmer une réunion : est-ce que cette réunion est nécessaire ? Qui a véritablement besoin d'être là ? Et comment faire pour s'assurer de la concentration et de la participation des personnes réunies ?

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