Comment mettre fin aux réunions assommantes ?

par Cadreo




Le Wall Street Journal a interrogé des chefs d'entreprise sur leurs trucs et astuces pour organiser des réunions vraiment efficaces.

RéunionChronophages, les réunions ? Selon les cadres interrogés dans notre dernière grande étude, leur durée hebdomadaire oscille entre 1 et 3 heures pour 40% des cadres, voire entre 4 et 7 heures pour 25% d’entre eux. Mais 10% y passent plus de 10 heures par semaine ! Un problème qui n'est pas que français : le Wall Street Journal a récemment publié ses conseils pour rendre les réunions utiles et parvenir à engager les participants qui  s'y trouvent parfois par hasard... 

> Si vous faites des réunions inutiles, c'est la faute au Syndrome d'acceptation automatique !

Si les cadres de notre panel ont déterminé que la réunion idéale devait avoir lieu le mardi matin, entre 10h et midi, un autre problème a été soulevé par le Wall Street Journal : le nombre de participants aux réunions.  La clé c'est d'ajuster leur nombre en fonction des sujets à aborder, selon le quotidien. A voir si cela peut vraiment rendre les réunions plus efficaces...

> C'est quand la réunion idéale ? Le mardi entre 10h et midi, répondent les cadres

De 4 à 6 personnes pour réfléchir à un problème

Quand trop de personnes sont autour d'une table, il ne sort jamais rien de vraiment productif des réunions. Ceux qui ont habituellement la parole la confisquent davantage, laissant les timides acquiescer sans participer. Au contraire, le rôle de ces petites réunions est d'attribuer un rôle à chacun. Pour Alex Shootman, directeur de WorkFront, certains doivent apporter des informations, les autres les récolter pour leurs équipes. Enfin, il y a ceux qui doivent aider à prendre la décision. "Le rôle à éviter, c'est le spectateur", confirme le chef d'entreprise. Pourquoi ainsi diviser les rôles ? Pour ne pas entendre certains partir loin de la discussion d'origine ou écouter les autres répéter les idées des autres participants. A noter que selon les cadres interrogés dans notre enquête, parmi les critères de la réunion idéale, le nombre de participants se situe entre 4 et 6.

De 4 à 7 personnes pour prendre une décision

Michael Mankins, partenaire de Bain & Co à San Francisco, en est convaincu : au-delà de 7 participants et pour chaque supplémentaire, la probabilité de prendre une bonne décision chute de 10%. "Si vous avez invité 17 personnes à votre réunion, vos chances de prendre une décision sont de 0", conclut-il. Trop de participants, c'est trop de bruits, trop d'ego, trop d'argumentations stériles. 

De 5 à 15 personnes pour fixer l'ordre du jour

Autre type de réunion, celle devant fixer le déroulement de la journée. Elle doit être courte et ne pas toujours réunir le même nombre de personnes. Normalement, cette réunion ne "doit inclure que ceux qui doivent logiquement y participer" car leur présence est cruciale à son bon déroulement, explique Paul Donehue, président de la société Paul Charles & Associates.

De 10 à 20 personnes pour brainstormer

Saupoudrer la liste des invités avec des personnes de différents services, explique Al Pittampalli, auteur de "Lisez ça avant notre prochaine réunion". Commencez par inviter 10 personnes, si cela suffit à avoir suffisamment de bonnes idées, arrêtez-vous là. "Si vous ajoutez une, deux, trois, quatre personnes et que les idées qui ressortent sont similaires, limitez le nombre des participants à 10". L'idée selon laquelle plus on de participants, plus on trouve de bonnes idées est fausse. Au contraire pour de nombreux invités, l'effet est même inverse : face à une multitude d'interlocuteurs, ils n'osent plus prendre la parole. Idéalement, l'auteur suggère d'ailleurs de demander aux participants d'écrire leurs réponses avant la réunion et de les soumettre anonymement. Un bon moyen de mettre à contribution les timides !

> C'est quand la réunion idéale ? Le mardi entre 10h et midi, répondent les cadres

Nous vous conseillons les articles suivants :

Transférez par mail

À lire également


+ de 40 k€

Décrochez un poste à votre mesure

Êtes-vous bien payé ?

Découvrez votre valeur sur le marché