4 conseils pour réussir l’intégration de nouvelles recrues à distance

Avec la généralisation du télétravail et la suppression des évènements conviviaux en présentiel (afterwork, séminaire, petit déjeuner, etc.), il est plus difficile pour les managers d’intégrer leurs nouvelles recrues au sein de l’équipe.

Entre distanciation physique, port du masque et virtualisation des relations, accueillir un collaborateur et instaurer une relation de proximité constitue en effet une tâche complexe. Pourtant, il est essentiel de mettre en place une bonne stratégie d’intégration, notamment si votre nouvelle recrue est 100 % en télétravail. Le risque ? Qu’elle se démotive, se désengage ou quitte son poste. Comment faciliter l’onboarding d’un nouveau collaborateur à distance ? Découvrez les bonnes pratiques à mettre en place.

1. Lui faire parvenir tout le matériel nécessaire avant le jour J

Votre nouvelle recrue doit pouvoir être opérationnelle dès son premier jour. Pour commencer son travail sereinement, il est important qu’elle ait tout le matériel nécessaire pour commencer dans de bonnes conditions.

Avant son premier jour, envoyez-lui tous les outils dont elle aura besoin pour travailler : ordinateur, téléphone, identifiants et codes d’accès à sa messagerie professionnelle, casque audio, calendrier des réunions, etc. Prévoyez également un document d’accueil contenant les informations essentielles à connaître comme l’histoire et la culture de l’entreprise, les horaires, les différents pôles et équipes, les représentants du personnel, une FAQ, etc.

Enfin, pensez à lui joindre une boîte à outils numérique qui comprend la liste des logiciels avec des explications sur leur utilité, l’accès aux réseaux internes, une liste avec les coordonnées du service informatique, etc. Un détail qui peut faire la différence : ajouter des petits goodies de l’entreprise si vous en avez (mug, porte-clé, clé USB, stylo, etc.) dans le colis.

2. Faciliter sa formation à distance

Pour assurer sa formation à distance dans les meilleures conditions, planifiez des séances de formation avec vous ou des membres de l’équipe. Expliquez-lui l’ensemble des process, projets en cours… Et si possible, prévoyez un document mis à jour qui récapitule l’essentiel à retenir. Votre collaborateur devra sans doute retenir une grande quantité d’informations : facilitez-lui la tâche au maximum.

Certaines entreprises organisent des parcours virtuels ou webinaires afin d’expliquer de façon plus ludique les process organisationnels (parfois complexes). Cela peut être une idée intéressante pour faciliter la formation d’une nouvelle recrue.

Et pourquoi ne pas lui assigner un tuteur (ou parrain) ? Il peut s’agir d’un membre de l’équipe qui se porte volontaire pour aider et soutenir son nouveau collègue en répondant à ses questions en lien avec l’entreprise et les missions. Cela constitue une aide précieuse pour faciliter son intégration, notamment à distance.

3. Organiser des rencontres virtuelles avec votre équipe

Lorsque l’on travaille à distance, il est important de maintenir un lien professionnel entre collaborateurs. Pour renforcer son sentiment d’appartenance, présentez votre nouvelle recrue dès son premier jour au reste de l’équipe.

Commencez par prévenir vos collaborateurs de l’arrivée d’une nouvelle recrue. Puis, pour lui offrir un accueil des plus chaleureux, pourquoi ne pas instaurer une rencontre virtuelle ? Il est possible d’organiser :

• un e-café de présentation en visioconférence : le nouveau collègue peut ainsi découvrir le visage de ses collaborateurs, leur poste, se présenter, parler de son parcours… ;
• un e-apéro ou un e-déjeuner en fin de semaine, toujours en visioconférence, pour faciliter les échanges et les rendre plus informels et conviviaux.

Afin d’encourager la création de liens, prévoyez un temps d’échange individuel entre votre recrue et les membres de l’équipe.

4. Assurer un suivi et maintenir le contact

L’intégration d’une nouvelle recrue n’est pas toujours une étape facile, notamment lorsque l’on commence son nouveau job à distance. Pour un manager, il est également plus compliqué de repérer d’éventuels signes de démotivation ou de frustration. Pendant ses premiers jours, essayez ainsi de vous rendre accessible au maximum et de prendre de ses nouvelles régulièrement.

Pour renforcer son sentiment d’appartenance à l’équipe et à l’entreprise, prévoyez dans vos plannings des appels quotidiens (ou hebdomadaires) afin de faire le point, discuter, répondre à ses questions, et lui demander son ressenti. Soyez à l’écoute, mettez le nouvel arrivant en confiance et prenez en compte ses remarques. Si par exemple, il exprime des difficultés à télétravailler, proposez-lui une formation au télétravail ou rassurez-le en lui expliquant que ce n’est que temporaire.

L’intégration à distance (remote onboarding) constitue un moment crucial pour vous et votre nouveau collaborateur. Afin de ne pas la rendre hasardeuse et inefficace, il est essentiel de perfectionner votre processus d’intégration. Suivi régulier, formation à distance, communication avec les membres de l’équipe, écoute… Vous avez désormais toutes les clés en main pour réussir l’intégration virtuelle de vos talents !

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