Entretien annuel d’évaluation : comment le mener efficacement ?

S’il apparaît indispensable pour le manager, il est souvent vu comme une évaluation stressante, voire démotivante, pour la plupart des collaborateurs. Pour qu’il se déroule au mieux et dans de bonnes conditions, il est essentiel de bien le préparer en amont et instaurer un cadre de confiance. Comment aborder cet entretien ? Quelle posture adopter ? Quels sont les points importants à ne pas négliger ? Nos conseils pour mener des entretiens annuels efficaces.

Pourquoi conduire un entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire. Pourtant, à condition d’être bien mené, il offre de nombreux avantages :

1. il constitue un véritable outil de reconnaissance et vous donne l’opportunité de reconnaître et féliciter le travail d’un collaborateur ;

2. il permet de faire le point sur ses missions et ses résultats afin de mettre en place des actions pour l’aider à monter en compétence (formation professionnelle, etc.) et identifier des axes d’amélioration ;

3. il offre un cadre convivial pour communiquer et résoudre d’éventuels non-dits ou conflits ;

4. il permet de faire un bilan de compétences du collaborateur et étudier les résultats obtenus au cours de l’année écoulée.

Comment préparer un entretien annuel ?

Avant tout, l’entretien annuel doit être correctement présenté à vos équipes, qui risquent de le voir comme un bilan d’évaluation stressant. En amont, expliquez clairement le but de cet entretien : faire le bilan de l’année écoulée, étudier les objectifs et moyens pour l’année à suivre, identifier les possibilités de développement professionnel pour chaque membre de l’équipe… Montrez également qu’il s’agit d’un moment d’échange où de nombreux points seront abordés pour améliorer la performance de l’équipe : style de management, esprit d’équipe, conditions de travail, etc.

Donnez ensuite une date et une heure de rendez-vous à chaque collaborateur au moins deux semaines à l’avance, afin qu’ils puissent préparer l’entretien. Pour bien le préparer en amont :

- faites le point sur les missions de chaque collaborateur et essayez de récolter des feed-backs, résultats ou indicateurs sur la qualité de leur travail ;

- bloquez un créneau horaire d’environ une heure (ou plus) et assurez-vous de ne pas être dérangé durant l’entretien. Vous devez être pleinement disponible durant ce moment d’échange privilégié.

Manager : les clés pour réussir l’entretien annuel le jour J

En tant que manager, ce sont votre capacité d’écoute active, votre ouverture d’esprit, vos idées constructives qui vont rendre l’entretien annuel efficace. Quelques conseils pour le jour J :

1. Placez votre collaborateur au centre de la conversation : posez-lui des questions ouvertes comme « qu’as-tu pensé de ton travail durant l’année écoulée ? Qu’est-ce qu’il te manque pour t’aider à mieux avancer dans tes missions ? »… Ne monopolisez pas la parole et laissez votre collaborateur s’exprimer.

2. Soyez bienveillant : prenez du recul sur les objections ou critiques émises. En cas de désaccord, notez-les afin d’y revenir plus tard et en discuter de façon constructive. Le dialogue, pour être efficace, doit se faire dans un climat d’écoute active et de confiance.

3. Engagez le dialogue : n’hésitez pas à relancer votre collaborateur sur des points que vous n’avez pas compris, ou l’encourager à aller plus loin si vous sentez qu’il marche sur des œufs.

4. Énoncez les choses clairement : si vous avez des remarques négatives à émettre (mauvaise attitude, client non satisfait, projet en retard…), il est important de les dire. Exprimez-les mais avec respect et impartialité. Votre collaborateur aura ainsi plus envie de vous fournir des explications ou vous confier d’éventuelles préoccupations à ce sujet.

Une fois l’entretien annuel terminé, faites le point de votre côté et remettez à votre collaborateur un rapport d’évaluation. Si vous avez convenu de mettre en place certaines actions (formation, deuxième entretien, nouvel outil, etc.) pendant le rendez-vous annuel, mettez un point d’honneur à tenir vos engagements.

Au moment de mener vos entretiens annuels cette année, prenez en compte la situation actuelle : télétravail, contexte difficile de crise sanitaire, isolement, manque d’échanges entre collaborateurs… Il est nécessaire de savoir faire preuve d’empathie et de remercier lorsque cela est nécessaire. Le travail à distance demande en effet une adaptabilité qui mérite d’être reconnue. Enfin, n’oubliez pas de rappeler les objectifs fixés et de mettre en œuvre les bons leviers pour maintenir la motivation de vos équipes.

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