Les notes de frais, une vraie galère pour les salariés comme pour les employeurs

"Je devais mal m'organiser car le service comptable m'appelait tous les mois pour vérifier mes dépenses, mais à l'époque les entreprises étaient plus souples. Aujourd'hui, si on perd un justificatif, on ne se fait plus rembourser", témoigne Thierry Dias, ancien cadre dans l'automobile, reconverti dans les services aux entreprises. "L'un des gros problèmes des notes de frais, c'est la lourdeur des formulaires et justificatifs à fournir. Si vous ne le faites pas tous les jours, vous allez mettre des heures à tout reconstituer avec le risque d'en être de votre poche", renchérit Maurice Germont, ex-directeur général d'une entreprise de composants électriques.

Une étude réalisée en 2015 par la société Unit4 tend à le confirmer. Selon ses estimations, chaque année, un employé perd en moyenne 212 euros, soit un total de volume de frais non remboursés s’élevant à 600 millions d’euros en France. Tickets de métro, additions au restaurant, courses en taxi, frais d'hôtel... Sur un mois, les cadres en déplacement peuvent en effet vite se retrouver avec une tonne de paperasse. Seule solution : bien s'organiser ou bénéficier d'une aide en interne. "Quand je travaillais comme cadre au Crous, j'avais la chance d'avoir une secrétaire qui centralisait mes tickets. Mais elle passait facilement une journée entière à tout remettre aux bonnes dates et à me rappeler pour certaines factures", témoigne Simon Goumarre, anciennement cadre dans la fonction publique. Maurice Germont se souvient lui "d'agrafer chaque jour ses dépenses dans (son) agenda à la date du jour". Une perte de temps d'une heure par mois et par salarié, selon Unit4.

53 euros : le coût d'une note de frais

La complexité du système de remboursement des notes de frais agace les cadres (60 %), notamment le calcul de la TVA quand ils doivent le faire eux-mêmes... "Les salariés sont peu au fait des règles fiscales, témoigne anonymement un comptable. Ils ont parfois l'impression que c'est un manque de confiance envers eux mais si nous ne sommes pas vigilants, c'est prendre le risque d'un redressement de l'Ursaff". D'ailleurs, les entreprises cherchent à simplifier les procédures. Selon une étude, alors que 73 % des employés remplissent les formulaires de remboursement sur leurs heures de travail, cela coûte en moyenne 20 minutes de travail ou encore 53 euros par salarié et par entreprise. Et en cas d'erreur du salarié, ce qui arrive 1 fois sur 5, l'impact financier grimpe encore de 48 euros par note de frais corrigée. Toutefois, avec la numérisation, les salariés (43 %) arrivent déjà à remplir leurs notes de frais en moins de 15 minutes, d'après l'étude menée par Unit4.

La digitalisation au service des employés et des entreprises

De toute façon, même si elles agacent, il n'est pas possible de les supprimer. Déjà parce que l'Etat veille à simplifier le travail de ses agents lors des contrôles fiscaux en obligeant à garder les factures papiers. D'ailleurs, d'ici la fin de l'année, il va obliger les restaurateurs à s'équiper de caisses enregistreuses infalsifiables... Ensuite parce que les entreprises ont tout intérêt à surveiller leurs comptes. "Comme souvent, des règles sont mises en place suite à des abus. Dans une précédente société, les cadres et les commerciaux avaient toujours une bonne raison de se rendre à des rendez-vous professionnels à l'autre bout de la France. Dans une journée, ils pouvaient rouler jusqu'à 800 kilomètres et, avec les indemnités kilométriques, arrondir grassement leur fin de mois", s'amuse François, directeur commercial. Autre abus : "des employés prétendent devoir réaliser plusieurs trajets bureaux-clients sur plusieurs journées alors qu'ils font une tournée en une seule journée", ajoute un comptable.

Résultat, si les salariés déclarent s'asseoir sur plus de 210 euros par an, une étude réalisée par Captio, une société éditrice d'un logiciel de gestion, estime qu'ils en bénéficient largement. En se basant sur un échantillon de près de 1,9 million de notes de frais de déplacements professionnels en 2017 et pour 130 entreprises analysées, la fraude s'élève à quelques 7 millions d'euros, soit 699,47 euros par an et par employé... Les principales techniques pour frauder sont le remboursement de frais anciens, qui ne correspondent pas à la période de la note de frais, suivi du double-remboursement des mêmes frais, du dépassement des montants maximum autorisés et des frais réalisés le week-end. De fait, 77 % des entreprises déclarent que la fraude interne aux frais de déplacement est une "grande préoccupation", selon Captio. Pour éviter les abus, elle préconise la mise en place d'un cadre réglementaire définissant "ce qu'est la fraude interne et ce qui ne l'est pas, le comportement attendu de la part des membres des équipes".

Autre solution : la dématérialisation qui "peut faciliter à la fois la vie des entreprises et des collaborateurs", ajoute François. Des startups proposent déjà des réponses pour supprimer le temps passé à remplir des formulaires et permettre aux entreprises de contrôler les dépenses. Pour les voyages professionnels, KDS, Concur ou Traveldoo par exemple, relient l'entreprise, l'agence de voyages et l'organisme de paiement. Le montant de la réservation est prélevé sur une carte détenue par l'agence et la comptabilité de l'entreprise reçoit directement la facturation. Spendesk propose de son côté une carte bancaire virtuelle pour les salariés avec des plafonds définis par mois, les transactions, etc. "Ils n'ont plus besoin d'avancer d'argent et vous ne gérez plus de notes de frais", promet la startup. L'entreprise propose en outre une application mobile afin de prendre en photo les reçus sur son téléphone et éviter de perdre ses factures. Sauf à se faire voler son téléphone évidemment...