C'est quand la réunion idéale ? Le mardi entre 10h et midi, répondent les cadres

par Cadreo




Dans l’imaginaire collectif, la réunion est l’apanage du manager. Mais les décisionnaires français consacrent-ils vraiment autant de temps à cet exercice ? 630 cadres ont été interrogés à l’occasion de l’enquête Cadreo « Les cadres français face aux réunions ». 90% déclarent en faire régulièrement. Sont-elles trop courantes ? A quoi ressemble la réunion idéale ? Quelles erreurs sont les plus pénalisantes ? Décryptage.

Ils sont cadres dans des secteurs d’activité divers et exercent dans des entreprises allant de la PME aux grands groupes. Leur point commun ? 9 sur 10 déclarent participer et/ou animer des réunions « régulièrement ». C'est-à-dire que la moitié des répondants n’assistent pas à plus de 2 voire 3 points d’équipe par semaine, et que 25% ne comptent qu’une seule voire aucune réunion dans leur agenda hebdomadaire. Une fréquence loin des 6 à 10 réunions qui ponctuent les semaines de 23% des cadres interrogés pour notre enquête.

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Le nombre de participants fait davantage consensus puisque un peu plus de la moitié des personnes interrogées déclarent être le plus souvent entre 4 et 6 lors de ces événements. 19% sont généralement trois ou moins en réunion, quand 28% dépassent les 7 personnes présentes. Chronophages, les réunions ? Leur durée hebdomadaire cumulée oscille entre 1 et 3 heures pour 40% des cadres, voire entre 4 et 7 heures pour 25% d’entre eux. Notons que 10% des sondés passent plus de 10 heures par semaine en salle de réunion !

Des réunions trop longues mais justifiées

Invités à donner leur opinion sur ces points hebdomadaires ou journaliers, les cadres considèrent que les réunions sont de temps en temps, voire souvent « trop longues » (respectivement 37% et 36%). Les 10% de cadres fâchés avec cette pratique professionnelle sont plus catégoriques, et vont jusqu’à affirmer qu’elles sont « systématiquement trop longues ». Un sentiment qui n’empêche pas 55% des salariés de les trouver « justifiées », et de répondre par l’affirmative à 94% quand on les interroge sur l’utilité de leur présence à ces rassemblements d’équipe. Inversement, ils sont très peu à penser que ces points d’équipe hebdomadaires n’ont pas lieu d’être (8%) ou que leur présence à ces rendez-vous est inutile (6%).

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Mais que font vraiment les cadres durant toutes ces heures de comités, de points d’étape et de brainstormings ? Conscience professionnelle ou mauvaise foi, lorsque l’on demande aux cadres ce qu’ils font pendant les réunions, plus de la moitié affirment qu’ils restent attentifs (57%) ! Une attitude exemplaire qui n’empêche pas quelques écarts puisque 5 employés sur 10 consultent tout de même leurs e-mails et y répondent, quand d’autres en profitent pour avancer sur leurs dossiers (35%). Contre toute attente, ils ne seraient que 19% à pianoter sur leur smartphone et 23% à papoter avec leur voisin… On ne demande qu’à vérifier !

Soyez carrés et bien organisés

Parmi les critères les plus importants à l’origine d’une réunion réussie, les cadres sont catégoriques : ils attendent « un ordre du jour clairement défini » à 80%. Combinés à « l’attribution d’objectifs et de missions précises à la fin de la réunion » (45%) et à « un intérêt et une participation active des collaborateurs » (42%), ces trois facteurs sont la garantie d’un point d’équipe efficace. En revanche, « le manque de décision, de mission, ou de tâche définie » est rédhibitoire pour 6 cadres sur 10, de même qu’ « un ordre du jour pas clair » (45%) ou qu’ « une réunion mal structurée » (45%).

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La réunion idéale aurait lieu le mardi entre 10h et midi

Et dans l’idéal ? La moitié des salariés (49%) souhaiteraient que leurs réunions durent entre 30 minutes et 1 heure. 3 sur 10 estiment même que 15 à 30 minutes seraient suffisantes. Le nombre de participants semble faire consensus : 91% ne souhaitent pas dépasser les 6 personnes présentes.

Quant au moment idéal, le matin recueille la majorité des suffrages. Plus de la moitié des salariés préfèrent se réunir entre 10h et 12h (56%). Mais ils sont aussi 26% à plébisciter les points entre 8h00 et 10h00. Moins de 10% préfèrent un autre créneau horaire, quand 10% n’accordent aucune importance au moment de la réunion. Concernant le jour idéal, le début de semaine est plébiscité : 20% ont une préférence pour le lundi, 38% pour le mardi. A noter toutefois que pour un quart des managers, le jour « n’a pas d’importance ».

En définitive, loin d’être une corvée ou un sacerdoce, seule la durée des réunions semblent contrarier les cadres français, encore attachés à ces temps forts qui réunissent les équipes et permettent de faire le point et d’échanger sur les projets en cours et à venir.

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> Si vous faites des réunions inutiles, c'est la faute au Syndrome d'acceptation automatique !

 

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