Productivité : et si vous passiez à la "not-to-do-list" ?

Optimiser son temps est une constante des salariés. Pour avancer sur le maximum de projets, ils adoptent soit la technique des post-it collés aux murs, soit une to-do-list écrite dans un cahier. Le principe est le même : visualiser les tâches à accomplir et celles terminées. Pourquoi pas ?

> 9 astuces pour ne plus être débordé au travail

Mais, bien souvent, les to-do-list découragent plus qu'elles ne suscitent l'envie. Trop d'objectifs à réaliser, une mauvaise priorisation des tâches, des missions qui s'ajoutent sous celles à peine rayées. La to-do-list peut, au final, avoir l'effet inverse de celui recherché. La parade en vogue : la not-to-do-list, soit la liste des choses à ne pas faire...

> 40 trucs et astuces pour mieux gérer son temps

Les entrepreneurs en sont fan. Andrew Wilkinson, fondateur des startups MetaLab et Flow, a eu l'idée d'écrire toutes les choses qui lui pesaient : faire du business avec des personnes qu'ils n'aimaient guère, les réunions matinales, son agenda imposé par d'autres, etc. Une idée, explique-t-il au site Medium, qu'il tient d'un partenaire d'affaire de Warren Buffet : "Dis-moi où je vais mourir que je ne m'y rende jamais".

> L'art de sécher les réunions

Tim Ferriss, investisseur et auteur du best-seller La semaine de 4 heures, estime, lui, que "ce que tu ne fais pas détermine ce que tu peux faire". Sur sa not-to-do-list, il a écrit : "Ne pas laisser les gens partir dans tous les sens, ne pas accepter de réunions sans ordre du jour précis, le travail ne doit pas remplir un vide qui pourrait être rempli autrement".

Autre personnalité qui est passée à la not-to-do-list, le PDG de la maison d'édition Thomas Nelson, Michael Hyatt. Pour lui, une not-to-do réussie permet de se "décharger de l'inutile (...) et d'arrêter de faire ce qui ne doit pas être fait par soi-même". Pour Hyatt, c'est encore plus vrai quand on est promu à un nouveau poste. "Gardez à l'esprit que le plus grand risque en prenant de nouvelles responsabilités est de continuer ses anciennes missions".

Les étapes à suivre pour créer sa not-to-do

L'éditeur détaille la marche à suivre pour écrire sa not-to-do-list :

• Trouvez un endroit calme où réfléchir
• Étudiez votre emploi du temps du mois dernier. Ecrivez tout ce qui ne correspond pas à votre job actuel
• Regardez vos engagements pour le mois à venir. Notez à nouveau ce qui correspond et ne correspond pas vraiment à vos missions d'aujourd'hui
• Reprenez votre to-do-list et regardez les missions qui ne collent plus à votre nouveau rôle
• Maintenant vous pouvez noter toutes les tâches que vous ne souhaitez plus faire dans votre not-to-do

Si vous vous demandez à quoi cela peut ressembler, voici les 15 points de la not-to-do de Michael Hyatt :

• Lire les propositions de livres ou manuscrits pour une éventuelle publication
• Rédiger des contrats
• Rencontrez les jeunes auteurs à moins qu'ils aient un vrai potentiel
• Ecrire les plans marketing
• Se rendre en voiture dans une ville sauf si elle est à moins d'une heure de route
• Consulter mon répondeur téléphonique
• Répondre à mon téléphone
• Répondre (ou me sentir obliger de répondre) à des propositions non sollicitées
• Assister aux réunions (sauf si il y a une bonne raison que j'y sois)
• Participer à des salons plus de 2 jours de suite
• Etre membre de plus de 2 conseils d’administration

Il n'est pas possible de dupliquer la not-to-do de Michael Hyatt mais il y a forcément des choses que vous faites et que vous n'aimez plus faire. La question c'est : maintenant qui va les faire ? :)