Notes de frais : comment bien se faire rembourser ?

Aller-retour à Paris en TGV, petit-déjeuner au wagon-bar, puis déplacement en taxi au cœur de Paris avant un déjeuner d'affaires au restaurant et direction, en métro cette fois, l'hôtel pour la nuit... Ceux qui sont régulièrement en déplacement pro reviennent souvent des justificatifs de frais plein les poches.

Les plus organisés font comme Pauline, cadre dans une société de services, et conservent dans une pochette toutes les factures qu'ils amènent à la compta à la fin du mois. "C'est la seule solution que j'ai trouvée pour ne rien perdre : tous les soirs, j'agrafe les documents du jour et les glisse à la suite des autres dans ma pochette". Un moyen de tout centraliser et d'être certaine de ne pas perdre un centime des sommes dépensées lors de ses missions entre Rennes et Paris. Contrairement à de nombreux salariés qui, selon les estimations de la société Unit4, perdraient en moyenne 212 euros de frais non remboursés, soit 600 millions d'euros chaque année en France !

> Les notes de frais, une vraie galère pour les salariés comme pour les employeurs

A quoi correspondent les notes de frais ?

Selon un arrêt de la cour de Cassation datant du 9 janvier 2001, les frais remboursables pour les employés sont tous "les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur". Ils ne peuvent pas être imputés de la rémunération due, à moins qu'il ait été prévu que le salarié perçoive une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire et que la rémunération reste au moins égal au Smic ou au salaire minimum conventionnel. Les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale ainsi que de la base CSG-CRDS. Même si des déplacements professionnels ne sont pas prévus dans le contrat de travail, ils doivent être pris en charge par l'employeur.

Repas d'affaires, cadeaux offerts à la clientèle, transport, hébergement, vêtements de travail, costumes... Il n'existe pas de liste exhaustive des frais professionnels mais le plus souvent, ils sont précisés dans une note de service ou dans le contrat de travail du salarié.

Quelles obligations pour l'employeur ?

Vous habitez Chartres mais travaillez à Paris ? Alors votre employeur est obligé de vous rembourser la moitié de l'abonnement SNCF même si la distance domicile-travail peut paraître anormalement longue, précise un arrêt de la Haute juridiction datant de 2012. De même, un employeur ne peut pas fixer lui-même selon son bon vouloir les indemnités kilométriques. Alors qu'un employeur avait décidé de verser 0,29 € par kilomètre, un montant inférieur aux frais réels, le conseil des prud'hommes l'a contraint à verser un complément aux salariés. Si "un employeur n'est pas tenu d'appliquer le barème fiscal […] il doit rembourser au moins le montant des frais réellement engagés pour les déplacements imposés ; que ces déplacements ne concernent pas seulement les frais d'essence, mais également la part d'usure du véhicule, d'entretien et d'assurance ; que faute d'accord d'entreprise […] il convient de prendre comme base de remboursement le barème fiscal".

Les salariés doivent-ils toujours justifier les frais engagés ? 

Si l'entreprise a choisi un remboursement des notes de frais sur la base d'indemnités forfaitaires, alors il n'est pas nécessaire d'apporter de justificatifs. Par exemple, l'employeur peut avoir décider de fixer le montant d'un déjeuner à 20 €. Le salariés n'aura pas besoin de conserver la facture pour se faire rembourser mais simplement justifier son déplacement.

Une pratique de plus en plus fréquente de la part des entreprises. Cela leur permet d'éviter certains abus et de loger tout le monde à la même enseigne. S'il est possible de dîner dans un restaurant 3 étoiles, les employeurs dédommagent sur la base de montants plafonnés, correspondant aux limites d'exonération admises par l'Ursaff. Au-delà, l'administration fiscale peut en effet considérer cela comme un complément de salaire. Et gare aux redressements fiscaux...

Quelles erreurs à éviter pour se faire rembourser ses notes de frais ?

L'Etat a récemment obligé les restaurateurs à s'équiper de caisses enregistreuses infalsifiables. Le but est clair : récupérer toutes les sommes possibles en cette période de crise budgétaire. Et permettre aux entreprises de limiter les abus de salariés indélicats. Il ne sera plus possible de se faire rembourser un repas entre amis sur le compte de la société...

L'administration fiscale oblige les entreprises à fournir des justificatifs. Si le salarié perd une facture, il y a fort à parier qu'il en sera de sa poche...

Quand les frais sont remboursés au forfait, ils sont exonérés de charges sociales dans la limite des seuils établis par l'administration. Le remboursement des frais au réel signifie que les sommes engagées par le salarié lui sont complètement remboursées, sur justification et qu'elles ne dépassent pas les plafonds fixés par la loi. Et donc monter en seconde dans le train plutôt qu'en première par exemple...

Lors d'un repas d'affaires, les salariés doivent justifier que la quantité ne dépasse pas un certain seuil, et préciser le nombre ainsi que le nom des personnes invitées...

Enfin, les notes de frais sont remboursées sur justificatifs. Mais pas n'importe lesquels : les tickets de carte bleue et tout autre reçus qui ne sont pas une facture en bonne et due forme n'ont, normalement, aucune valeur. Là encore, l'entreprise peut refuser de rembourser ces frais.