Réunion en anglais : les termes et les codes à connaître

•  Quelles sont les principales différences culturelles entre une réunion « made in France » et une réunion à l’anglo-saxonne ?

En France, il y a deux sortes de réunions selon les personnes présentes : des rendez-vous très formels avec le top management ou alors des réunions d’équipes plus détendues. Alors qu’aux Etats-Unis, l’ambiance des réunions est généralement plus décontractée y compris avec les dirigeants. Je pense que cela vient en partie du fait que nous n’avons pas dans notre langue la nuance entre le « vous » et le « tu », tout le monde parle sur le même plan. Mais attention toutes les réunions entre Américains ne sont pas détendues, quand il y a des forts enjeux elles peuvent être plus formelles, mais au quotidien, la règle c'est plutôt "Let's just get the job done".

• Quand on participe à une réunion avec des anglophones cette ambiance détendue permet donc de dire franchement si on ne comprend pas certains termes…

Oui, généralement les interlocuteurs anglophones font des efforts pour être compris par des personnes qui n’ont pas forcément l’habitude d’assister à des réunions dans une autre langue. La priorité des Américains c’est de tout faire pour trouver un accord, ils ne se formaliseront pas si vous ne comprenez pas du premier coup.

• Le côté diplomate des Américains se double aussi d’un sens des affaires redoutable, c’est une dimension culturelle à prendre en compte dans une réunion…

Oui, les Américains n’ont pas de scrupule à vouloir faire du business, à parler d’argent, ils cherchent à tirer le meilleur parti d’une négociation.

• Cela se ressent dans le vocabulaire employé dans le cadre d’une réunion, dans la manière de présenter les choses…

Effectivement, passé le stade du « small talk » avant le début officiel de la réunion, les professionnels américains vont droit au but dès que les échanges commencent. En France, quand on présente un projet, on aime bien refaire l’historique des échanges précédents, comment on est arrivés à se réunir autour d’une table. Cette phase d’explication peut paraître très longue et inutile aux yeux des Américains qui préfèrent se concentrer sur l’ordre du jour, ce qui s’est passé auparavant ne les intéressent pas. C'est une différence culturelle qui peut générer des malentendus et un interlocuteur anglo-saxon va rapidement faire une remarque comme « can you get to the point ? » si votre présentation s’éternise. Cette demande d’en venir concrètement aux faits peut d’ailleurs être mal perçue côté français.

• Entre une conf' call et une réunion en face-à-face, quels sont les codes en vigueur dans les pays anglo-saxons ?

Le format de la conf call rend la réunion plus difficile quand on a à faire avec des personnes qui parlent une autre langue. Les Américains n’ont pas toujours l’habitude d’entendre l’accent français et inversement, les Français ont parfois du mal à comprendre l’accent américain. La conf’ call va donc accentuer les problèmes de compréhension. Pour y remédier, on conseille généralement de prendre quelques minutes pour parler de tout et de rien. Dans ce contexte, le « small talk » vient créer du lien à distance, il permet d’apprendre à se connaître et d’identifier chacun des intervenants. Alors que dans le cas d’une réunion en face-à-face, l’échange informel aura lieu en dehors de la salle de réunion, autour d’un café par exemple, mais pas pendant le déroulement des discussions.

• A quelles autres spécificités linguistiques faut-il être attentif lors d’une réunion avec des Anglais ou des Américains ?

La mentalité des Américains dans une réunion de négociations pourrait se résumer à « tant que je ne vois pas de raison de refuser, un accord est possible ». Alors que les Français ont tendance à faire l’inverse et à conditionner la possibilité d’un accord à une preuve. Les Français diront donc plutôt « tant que vous ne m’apportez pas la preuve que ce sera mieux je ne vois pas de raison de changer… ». Là où les Américains sont à priori optimistes, les Français sont plus souvent sur la défensive et prudents. C’est le côté pragmatique des Américains : « test and learn », on essaie et si ça ne marche pas, ce n’est pas grave on essaiera autre chose.

• Dans une vidéo que vous avez réalisée vous rappelez également les termes anglais spécifiques aux réunions, notamment l’ordre du jour qu’on appelle « agenda », c’est important de connaître ces mots-clés…

Ça aide beaucoup de connaître le vocabulaire-type des réunions. Il y a notamment des faux-amis comme agenda, mais aussi le fameux terme « aob » (pour « any other business ») qu’on emploie en fin de réunion pour savoir si un des participants souhaite évoquer un autre sujet. En général les anglo-saxons vont éviter d’employer ces termes si les interlocuteurs français ne sont familiers de ces coutumes, mais si vous travaillez dans une entreprise américaine ou anglaise vous devez les connaître absolument.

• Connaître ces mots-clés est indispensable pour ne pas perdre le fil de la réunion et ne pas être déstabilisé par une question…

Oui, par exemple j’explique le terme « chairing » qui signifie mener une réunion. L’oreille d’un francophone peut facilement le confondre avec « sharing » qui ne veut pas dire la même chose. Une mauvaise compréhension de ce genre de terme peut vous déstabiliser et vous faire perdre confiance pendant toute la réunion…

• Sur le site de Christina Rebuffet retrouvez des exercices pratiques et des conseils pour se perfectionner en anglais professionnel. A voir aussi des conseils en vidéo sur la chaîne Youtube
• A lire sur Maformation le dossier se former à l'anglais