La règle des deux pizzas et autres secrets pour des réunions productives

Deux pizzas, sinon rien ! 

On doit la règle des deux pizzas à Jeff Bezos, le fondateur d'Amazon. Son idée repose sur un constat connu de tous : s'il y a trop d'intervenants à une réunion, cette dernière est inefficace. Pour le chef d'entreprise, il faut donc "ne jamais faire de réunion où deux pizzas ne peuvent pas nourrir chaque personne qui y assiste".

Selon Richard Brandt, du Wall Street Journal, "Bezos voulait une entreprise décentralisée, voire désorganisée, où les idées indépendantes prévalent sur les idées de groupe". Or durant les réunions, les intervenants ont tendance à taire leurs idées et opinions. Au contraire, selon Bezos, chacun doit être libre de s'exprimer pour faire grandir l'entreprise.

> Retrouvez les résultats de notre enquête "Les cadres face aux réunions"

La réunion à la carte...

L'auteur du blog En tête, Olivier Schmouker, a lui recensé diverses techniques jusqu'au-boutistes face aux difficultés d'organiser des réunions efficaces.

• Chez Intel, si l'objectif de la réunion n'a pas été clairement énoncé, il faut tout simplement l'annuler.
• Le fabricant d'appareils électroniques Lenovo laisse les intervenants décider de l'intérêt ou non d'une réunion. Si une personne s'y ennuie, elle l'indique aux autres et la réunion est reportée...
• La société brésilienne Semco a fait le choix depuis une trentaine d'années de rendre les réunions optionnelles : s'y rend qui veut...
• Enfin, la start-up argentine elMejorTrato.com a interdit les réunions. Si des employés éprouvent le besoin d'échanger, ils le font au pied levé, de manière spontanée et improvisée.

Les réunions façon Facebook

Mark Zuckerberg a lui aussi réfléchi à la manière d'améliorer les réunions. En amont, chaque participant doit envoyer ses pistes de travail. Le but : permettre à tous d'y réfléchir pour gagner du temps et réfléchir directement aux problèmes à régler. Deuxième point important, les personnes conviées doivent connaître précisément l'objectif de la réunion : sont-elles réunies par exemple pour simplement discuter d'un problème ou sont-elles là pour trouver une solution à un problème ? C'est aussi simple que cela...

Get up, stand up...

Richard Branson, l'excentrique patron de Virgin, a lui une technique bien particulière pour ses réunions d'affaires : les faire debout, de préférence en marchant. Sur le blog de l'entreprise, il écrit ainsi qu'à Londres, "j'enrôle les collaborateurs pour une promenade autour du canal de Little Venice. Quand on arrive dans le quartier de Necker, nous avons une vue sur l'océan. Il doit y avoir quelque chose avec l'eau qui libère ma créativité".

Les 8 règles d'une réunion efficace chez Google

Au sein de Facebook, la direction a théorisé la réunion efficace. Selon Eric Schmidt, ancien directeur de Google, cela tient en 8 points. 

• A chaque réunion, son leader. Si tout le monde est invité à donner son point de vue, une seule personne doit trancher le moment venu.
• Une réunion repose sur une structure claire. Le but : éviter qu'une réunion dure plus longtemps que nécessaire. Il faut nommer la réunion, s'assurer que son contenu est le bon, définir les objectifs, déterminer les participants et partager si possible l'agenda au moins 24h à l'avance.
• Même pour un brainstorming, il faut un leader ! Chez Google, on aime qu'une personne tranche : même si le but de la réunion était un simple brainstorming, cela évite qu'elle soit surtout une simple perte de temps.
• Une réunion ? Si nécessaire ! Si vous réalisez des réunions tous les lundis, demandez-vous si c'est par habitude ou par nécessité ? Dans le premier cas, il faudrait idéalement réfléchir à une autre organisation...
• A 5, c'est bien, au-delà, c'est trop... Comme chez Amazon, la direction de Google a bien compris que les réunions comprenant trop d'intervenants ne servaient à rien.
• N'inviter que les personnes nécessaires. Parfois, on peut être tenté d'inviter des clients, des partenaires pour leur monter le fonctionnement de l'entreprise. Posez-vous la question de l'importance de leur nécessité à ce rendez-vous...
• Respecter la durée de la réunion. Si vous aviez prévu 1h pour faire le point, n'en faites pas plus, au contraire même si vous estimez que chacun peut retourner à son poste plus tôt.
• Soyez vraiment présent lors des réunions. Lâchez votre téléphone : pour qu'une réunion soit efficace, il faut que chaque intervenant y participe sérieusement, sans jouer sur son mobile ou s'autoriser une sieste...

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