Peut-on se passer du mail pour travailler ?

PriceMinister, EDF, Société générale, groupe Casino, Canon France… De plus en plus de sociétés imposent régulièrement une « journée sans email » à leurs employés les privant de leur outil de communication préféré. Une « digital detox » nécessaire alors qu’un employé passe en moyenne 650 heures par an à gérer sa boîte mail, qu’un cadre est interrompu toutes les 2 à 8 minutes par les notifications d’un email ou d’un sms et que 77% d’entre eux se disent incapables de « décrocher » de leurs mails. Pratique, cet outil de communication freine aujourd’hui la productivité en entreprise. En cause : l’injonction à répondre vite à un email sous peine de recevoir un appel vous demandant « Tu n’as pas reçu mon mail ? » Le problème c’est qu’est sur les 77 courriers reçus quotidiennement, seulement 12 sont réellement importants.

Un outil pour chaque tâche

Alors comment limiter l’usage du mail ? Dans un article publié dans le Wall Street Journal, Alexandra Samuel, auteur de Travailler plus intelligemment avec les médias sociaux, conseille de le remplacer par des outils de collaboration adaptés aux différentes tâches et interlocuteurs. Pas plus d’une tâche par outil. Ainsi, GoogleDrive ou Dropbox pour échanger et modifier des documents de projets, Slack pour brainstormer et en cas de réponse immédiate à fournir, un texto par exemple.

Des conseils qui ne sont pas sans rappeler l’initiative d’Atos. En 2011, la société lançait son «Programme Zéro EmailTM ». Un objectif vers lequel tendre, plutôt qu’à atteindre, pour fluidifier la communication. Mais rappelait en 2015, Sarah-Pearl Bokobza, Head of Global Internal Communication, « Le programme Zéro Email, ce n’est pas qu’une question d’outil (…) c’est surtout un changement de paradigme, de comportement et de culture d’entreprise ». Une façon de manager différente également. En choisissant de nouveaux outils de communication plus collaboratifs, l’entreprise s’est interrogée sur la place des cadres au cœur de ces différents dispositifs. « On les a rassurés sur le fait qu’avec le collaboratif, il y a de l’autocensure et de la responsabilisation, souligne Sarah-Pearl Bokobza. Tout l’objectif du top management avec le Zéro Email TM, était de redonner confiance aux managers mais également aux collaborateurs. Avec ce programme, les collaborateurs reprennent leur pouvoir intrinsèque de communiquer et de s’exprimer. Ils doivent être proactifs, oser et prendre leurs responsabilités ».

Au-delà, c’est tout le fonctionnement de l’entreprise qui s’en est trouvé bouleversé. Un système de « social collaboration » s’approchant des entreprises libérées dont le fonctionnement repose sur la confiance. Une façon aussi d’éviter les mails « parapluie, 'je me protège', et de visibilité, 'je suis le plus beau, le plus fort et j’ai obtenu cela' » qui pollue trop souvent les boîtes électroniques, selon Caroline Sauvajol-Rialland, professeure à Sciences Po Paris.