Un cadre passe 16 ans de sa carrière en réunion

par Cadreo




Le chiffre est impressionnant : un cadre passe 16 ans de sa carrière en réunion. Les résultats d'une étude de Perfony, une société spécialisée dans la gestion performante des réunions. Interview d'Antoine Dorin, Directeur Marketing et Communication.

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D'après votre étude, un cadre passe 3h07 en réunion chaque jour, c'est considérable !

Oui le chiffre peut paraître énorme, les résultats de notre étude confirme d'ailleurs d'autres évaluations, notamment celle de l'Institut des Hautes Etudes de l'entreprise réalisée en 2013 qui arrivait à une moyenne de 3h16 par jour. Rapportée sur une carrière de quarante ans, un cadre passerait ainsi 16 ans en réunion.

98% des 340 cadres interrogés estiment que les réunions sont nécessaires mais ils y perdent aussi leur temps, c'est un paradoxe ?

Notre étude confirme en effet l'importance de la réunion pour piloter l'activité. C'est un moment fort du management où on insuffle un esprit d'équipe qui permet aux collaborateurs d'échanger et de travailler ensemble. 98% des cadres interrogés reconnaissent donc que les réunions sont utiles. Mais le paradoxe effectivement c'est que 75% de ces mêmes cadres disent y perdre leur temps. Et quand on demande aux cadres s'ils ont fait quelque chose pour remédier au problème, ils répondent "non".

Est-ce que la réunionnite est un mal typiquement français ?

Non, ce n'est pas exclusivement français, la preuve il existe aussi un mot anglais pour en parler : "meetingitis". La réunionnite est universelle, mais il est vrai que nos caractères latins favorisent sans doute ce genre de comportement. Pour détecter les symptômes de la réunionnite, on se base sur la fréquence des réunions et sur leur qualité. Quand on se réunit pour rien et très souvent, forcément on perd son temps.

En France les réunions commencent rarement à l'heure, ça contribue aussi à faire perdre du temps...

C'est vrai et on y pense rarement. Si j'arrive avec 10 minutes de retard à une réunion avec 10 personnes, ça fait tout de suite 100 minutes perdues pour l'entreprise. Le problème de la réunion c'est justement qu'on n'est pas tout seul !

La réunionnite concrètement c'est un coût énorme pour les entreprises...

Dans une société de 200 personnes, qui passent simplement deux heures par semaine en réunion, sur l'année cela représente un coût de 1 million d'euros. Imaginez-vous dire à un patron : "j'ai un projet à un million d'euros sans aucun indicateur de performance" ? C'est pourtant ce qui se passe tous les jours avec les réunions.

Mais pourquoi la réunion échappe-t-elle à la rationalisation des coûts et à l'amélioration de la performance ?

La prise de conscience est très lente sur les solutions à apporter à la réunionnite. Il y a peu de formation des managers et peu d'outils. La plupart du temps les plans d'actions sont de simples feuilles Word que tout le monde s'échange. Nous ne sommes pas encore entrés dans la phase où on s'attaque vraiment au problème. Pourtant, les problématiques d'efficacité en réunion peuvent se traiter comme n'importe quel autre sujet de l'entreprise. A condition d'éclairer les dirigeants sur les marges de progression considérables qu'ils peuvent réaliser.

La réunion c'est aussi un rituel traditionnel de l'entreprise qu'on a du mal à faire évoluer ?

Non je ne pense pas. Beaucoup de nouvelles choses sont proposées pour casser un peu les codes de la réunion : faire des réunions debout, faire circuler un objet pour passer la parole, les réunions sans paperboard, etc. Au contraire, c'est un outil réel et mis à jour régulièrement.

La réunionnite n'est donc pas une fatalité ?

Non, on peut les faire entrer dans une nouvelle dynamique. Les nouvelles technologies, les documents partagés, permettent d'améliorer l'efficacité des réunions, notamment grâce aux solutions en mode Saas que nous proposons.

Comment savoir si une réunion a été efficace ?

On ne va pas en réunion pour travailler. La réunion sert à prendre des décisions. L'objectif d'une réunion est simple : collecter les indicateurs et prendre des décisions en fonction de la stratégie qui est visée. Ces décisions doivent être transformées en actions réparties entre les collaborateurs. Le critère définitif pour savoir si elle a été efficace c'est de demander à chaque participant s'il sait ce qu'il doit faire en sortant de la réunion.

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